公開日：2023年12月7日
新事務所開設に必要なこと完全網羅。設備に関することからメンテナンスまで解説
新事務所を開設する際、多くの企業が直面する課題は、効率的で快適なオフィス環境の構築です。この記事では、オフィスレイアウトの計画から、必要な設備の選定、総合メンテナンス会社の選択まで、事務所開設に関連するすべての側面を詳細に解説します。効率的なオフィス設計の流れや配線計画、空調設備の選び方、そして長期的な設備管理に至るまで、新事務所開設の成功へと導くための実用的な情報を提供します。
1｜ 新事務所開設のためのオフィスレイアウト計画
新事務所開設において最も重要なのは、機能的かつ快適なオフィスレイアウトの計画です。ここでは、効率的なオフィス設計の流れと配線、通信環境の最適化方法に焦点を当てます。適切なレイアウト計画は、日々の業務の生産性を高め、従業員の働きやすさを改善するための鍵となります。
1-1｜ 効率的なオフィス設計の流れ
新事務所開設に際し、効率的なオフィス設計の流れは以下のステップで進めることが推奨されます。まず、課題の調査を行い、現在のオフィスが抱える問題を把握します。次に、オフィスのコンセプトを決定します。コンセプトは、企業の理念や事業内容を反映させ、オフィスの方向性を定めるものです。その後、ゾーニングを検討し、オフィス内の各スペースを目的に応じて区分けします。
最後に、これらの考慮を基に、オフィスのレイアウトを決定します。このプロセスを通じて、機能的かつ効率的なオフィス環境が構築されます。
1-2｜ 配線と通信環境の最適化
現代のオフィス環境では、LANケーブルの適切な配線と効率的な通信環境の最適化が重要です。配線整理には、オフィス内のケーブルが乱雑にならないよう、適切なケーブル選定やモールの活用、結束バンドやスパイラルチューブを用いることが推奨されます。これにより、見た目の美しさだけでなく、転倒や断線、破損のリスクを減少させ、埃の蓄積によるショートや発火、通信障害の原因判別の困難さを避けることができます。
一方で、通信環境の最適化においては、高速化と無線化がトレンドです。ギガビット化により高速回線が普及し、Wi-Fi（無線LAN）の安定性や安全性が向上しています。これにより、オフィスのレイアウト変更が容易になり、社内のどこでもインターネットに接続できるようになります。さらに、ネット環境見直しのニーズが増加し、セキュリティ対策の重要性も高まっています。
2｜ 事務所開設に必要な設備のチェックすべき内容
事務所開設にあたり、適切な設備を整えることは極めて重要です。この部分では、事務所運営に必要な基本設備のチェックリストを提供します。特に、電話機とコンセントの増設計画や消防設備の基準と準備に注目し、安全かつ機能的なオフィス環境を構築するための実践的なアドバイスを提供します。
さらに、快適な職場環境を実現するためには、適切な空調設備の選定が不可欠です。様々な空調設備の種類と特徴を解説し、エネルギー効率の高いシステムの導入方法についても検討します。適切な空調設備を選ぶことで、働く人々の快適さを保ちながら、長期的なコスト削減にも貢献することができます。
| 項目 | チェックすべき内容 |
|---|---|
| 電話機とコンセントの増設 | ● 解説初日から遅滞なく運用するための工期計画 ● 電話機設置工事、屋内配線設置工事、データ設定工事の実施 ● 複数の業者からの見積もり取得 |
| 照明設備 | ● 就業人数から逆算した照明の設置 |
| Wi-Fi | ● 同時接続数や、距離に応じた通信設備の計画 ● サーバールームなどの環境が必要な場合は別途通信環境の計画 |
| 消防設備 | ● 消火設備（消火器、スプリンクラーなど）の設置 ● 警報設備（火災報知器など）の設置 ● 避難設備（誘導灯、非常階段など）の設置 ● 消防活動用設備（排煙設備、連結送水管など）の設置 ● 防火管理者の選任とその業務（消防計画の作成、避難訓練の実施、消防用設備の点検と整備） ● オフィスレイアウト変更に伴う消防設備の増設と避難経路の確保 |
| 移転時の届け出 | ● 事務所移転時の防火管理者の変更届の提出 |
2-1｜ 電話機とコンセント増設の計画
事務所開設において電話機とコンセントの増設は、通信と電力供給の基盤を強化するために重要です。電話機やビジネスフォンの増設工事は、問い合わせから始まり、ヒアリング、見積もりの提出、実際の増設工事、そして完了確認までのプロセスがあります。重要なのは、早めのお問い合わせと複数の業者からの見積もりを取ることです。増設工事には、電話機設置工事、屋内配線設置工事、データ設定工事が含まれます。
一方、電気コンセントの増設工事には複数の種類があり、それぞれに異なる工事内容と費用が関連しています。基本的なコンセント増設工事では、電気コンセントの設置されていない場所まで配線を通し、新たにコンセントを設置します。また、既存のコンセントに対して追加の差し込み口を増やすことも一般的です。さらに、電気コンセントの電圧を100Vから200Vに増設する作業もあります。増設工事にかかる費用は、工事の範囲によって異なり、例えば差し込み口の増設は比較的費用が少なく済みます。
2-2｜ 消防設備の基準と準備
事務所開設における消防設備の準備と基準には、消防法の遵守が不可欠です。消防法に基づき、オフィスには以下の設備が義務付けられています。
消火設備（消火器、スプリンクラーなど）、警報設備（火災報知器など）、避難設備（誘導灯、非常階段など）、消防活動用設備（排煙設備、連結送水管など）。これらの設備がない場合、オフィスは違法となります。
また、防火管理者の選任も必要であり、特定の条件を満たす事業所では、強い責任感と実行力を兼ね備えた人を防火管理者として選任する必要があります。彼らは消防計画の作成、避難訓練の実施、消防用設備の点検や整備などの業務を行います。オフィスのレイアウト変更に伴う消防設備の増設や避難経路の確保も重要であり、事務所の移転時には防火管理者の変更届けが必要です。また、時折消防署の立入検査があり、問題があれば指導が入るため、法令遵守が重要です。
2-3｜ 空調設備の種類とその特徴
快適な職場環境を作るためには、適切な空調設備の選定が重要です。空調設備には主に以下の4種類があります。
- 対流式（エアコン）：一般住宅や小規模事務所に多く使われ、室外機から外気を取り込み空気温度を調整します。
- 放射式（ヒーター）：熱を直接物体に放射する方式です。
- 伝導式（床暖房）：床を通じて熱を伝える方式で、穏やかな暖房効果があります。
- 換気：室内の空気を入れ替えることで空調効果を得る方法です。
対流式空調には、さらに「セントラル空調」と「個別空調」の2種類があります。セントラル空調は建物全体の空調を一括管理する方式で、オフィスビルやホテルなどに適しています。個別空調は、部屋ごとに温度を調整できるため、オフィスビルやホテルに多く採用されています。
これらの空調設備を選ぶ際は、空間の大きさ、利用目的、エネルギー効率などを考慮して最適なものを選ぶことが重要です。
2-3-1｜ エネルギー効率の高い空調システムの導入
エネルギー効率の高い空調システムを導入するには、様々な技術やアプローチがあります。高効率のエアコンや熱ポンプの導入は基本的な方法であり、小さなエネルギーで大きな冷房や暖房能力を引き出すことが可能です。主にセンサーとインバータによる低負荷運転を組み合わせることで、省エネルギー化を実現します。また、空調システムの効率化にはスマート制御システムの活用や、再生可能エネルギー（太陽光発電や地熱利用など）の使用も重要です。
エネルギー効率の高いフロンガスを使用する空調設備には、定期的な点検が義務付けられています。この点検は、フロンガスの漏洩を防ぎ、空調設備の効率的な運用を保証するために必要です。フロンガスの漏れは、環境への悪影響だけでなく、エネルギー効率の低下や設備の故障原因となる可能性があるため、定期点検の重要性は非常に高いです。
専門業者による定期点検を依頼することで、専門的な技術と知識をもって設備の状態を正確に評価し、必要なメンテナンスを行うことが可能です。これにより、空調設備の長期的な運用と性能維持を実現し、無駄なエネルギー消費や環境への影響を最小限に抑えることができます。
エネルギー消費量の削減には外皮断熱や日射遮蔽などのパッシブ技術を取り入れることが効果的であり、これにより冷暖房の負荷を抑制します。さらに、効率的な設計と運用によってエネルギーの無駄遣いを減らし、運営コスト削減やCO2排出量の削減にも貢献します。具体的には、建物の断熱性能を向上させることや、効率的なエネルギー供給システムの導入が挙げられます。
また、ダクトレス型の変風量コアンダ空調システムなど、新しいタイプの省エネで高効率な空調システムも登場しています。これらは従来のシステムに比べて少ない風量で効率的な換気を実現するため、新しいオフィスビルや商業施設に適した選択肢となっています。
このようにエネルギー効率の高い空調システムの導入は、環境への配慮だけでなく、経済的なメリットも大きいため、今後ますます重要になっていくでしょう。
3｜ 事務所開設における総合メンテナンス会社の役割
事務所開設において、総合メンテナンス会社の役割は非常に重要です。この部分では、事務所の運営に不可欠な総合メンテナンス会社が提供すべきサービスの範囲について詳しく説明します。適切なメンテナンス会社の選択は、事務所の維持管理を円滑にし、長期的な事務所運営の成功に寄与します。
3-1｜ 総合メンテナンス会社に求めるサービスとは
事務所の開設において総合メンテナンス会社に求めるサービスは多岐に渡ります。まず、メンテナンス会社は、丁寧な対応と迅速な対応力を備えていることが重要です。
高い技術力を持ち、多くの実務を自社で行うことで、質の高いサービスを提供できるのが理想的です。さらに、迅速なサービス提供が可能な会社を選ぶことも重要です。主な業務が自社施工の場合、見積もり提案からサービス提供、緊急時の対応まで迅速に行うことができます。
また、総合メンテナンス会社はプロとしての提案能力も重視されます。将来的に必要になる可能性のあるサービスや、アフターメンテナンス、コスト削減提案など、幅広いサポートを提供することが求められます。例えば、空調設備の点検中に、設備の老朽化が見つかった場合、将来のトラブルを未然に防ぐための交換計画の提案などがあります。
総合メンテナンス会社を選ぶ際には、目的を明確にし、業者の得意分野を把握することが重要です。予算を明確にし、複数の業者から見積もりを取り比較することで、適切な業者選びが可能となります。
4｜ 新事務所開設後の長期的な設備管理
新事務所開設後の長期的な設備管理は、その成功を左右する要素です。この部分では、定期的な点検と修繕の計画、そして「トータルソリューション」によるメンテナンスのメリットを説明します。適切な管理計画と専門企業のサポートにより、事務所の効率と機能性を長期にわたって維持することが可能になります。
4-1｜ 定期的なオフィス点検と電気設備を中心とした修繕の計画
事務所の電気設備は、日々の業務遂行に必須です。オフィスの電気工事の主な目的は、オフィス内に電力を供給し、電化製品や通信設備の使用を可能にすることにあります。これには、電気の回線、スイッチ、コンセントや電話、インターネットの回線などの施工が含まれます。
具体的な作業としては、分電盤や電気配線の工事が重要で、これによりオフィス内のコンセントやスイッチが使用可能になります。また、電話回線やインターネット回線の工事も含め、オフィス内でこれらの通信手段を利用可能にします。
電気工事には資格の求められる危険な作業が含まれるため、専門の業者に依頼することが推奨されています。実績豊富な業者は、オフィスに適した工事内容を提案し、工事後のサポートも提供します。工事の計画段階では、必要な電気容量の計算が重要であり、電化製品や通信設備の種類に応じて異なります。また、工事許可の取得と、資格・免許・許可の確認も重要です。
定期的なメンテナンス計画も重要であり、工事の際には、将来のメンテナンスを容易にするための施工が必要です。これにより、修繕費の抑制が可能となります。したがって、事務所開設の際は、定期的な点検と修繕計画を含む、電気設備を中心とした設備管理の計画が不可欠です。
4-2｜ トータルソリューションによるメンテナンスのメリット
トータルソリューションは、事務所のメンテナンスにおいて多方面のサービスを提供し、その底力を発揮します。また、24時間365日受付体制を持ち、全国対応のサービスを提供しています。これにより、事務所運営における予期せぬトラブルや緊急時にも迅速に対応することが可能です。
トータルソリューションの提供するサービスには、電気トラブル緊急駆けつけサービスや電気設備改修サービス、LED照明の新規取付や交換工事、高圧受変電設備工事などが含まれます。さらに、空調設備メンテナンスサービスでは、クリーニング、保守・点検、修理などを手掛けており、事務所内の快適な環境維持に寄与します。
予防メンテナンスでは、電気の安心安全点検や負荷試験点検、給排水予防メンテナンスを提供しており、事務所の安全性と機能性を維持することを目指しています。また、給排水設備のトラブルや内装・塗装のトラブル、太陽光発電設備保全など、その他設備メンテナンスも行っています。このような幅広いサービスは、電気設備の老朽化や機能向上に関する改修工事にも対応し、経験豊富なスタッフによる設計でコストダウンと安全施工を実現しています。
トータルソリューションでは、チェーン展開をしている企業様向けに電気設備を中心とした建物設備の総合メンテナンスを行っております。漏電の調査はもちろん、コンセントの焦げ、照明の不点灯による器具交換、ブレーカー点検、アンペア変更などに伴う調査や施工など、電気設備の修理・メンテナンスはトータルソリューションにお任せください。全国のトラブルを24時間365日受け付けています。この他にもLED照明の新規取付・交換工事、高圧受変電設備工事などの電気設備改修などの大型工事まで幅広く対応しております。オフィスや店舗環境を良くし、業務効率売り上げ向上のために電気設備の改善が必要な場合は、トータルソリューションにご相談ください。トータル的に長い目で快適な環境を維持できるように、問題解決を図ります。（※ご契約後にサービスが開始となります）
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